Fattura elettronica per elettricisti: guida pratica allo SDI

Per un elettricista la fattura racconta un lavoro: materiali, ore, sopralluoghi, talvolta un DDT o un preventivo approvato. La fattura elettronica non cambia il contenuto, ma cambia il modo in cui il documento viene creato, trasmesso e conservato. Le stesse regole valgono per idraulici, artigiani e imprese edili: cambiano i materiali, non il documento.

Chi è obbligato

La fattura elettronica è obbligatoria per le operazioni tra soggetti con partita IVA e verso i privati, con le modalità previste dalla normativa. Dal 2024 l'obbligo riguarda anche i contribuenti in regime forfettario, salvo le eccezioni previste dalla legge.

Restano fuori, o seguono regole specifiche, alcune operazioni: operazioni con l'estero, fatture di importo inferiore a 77,47 € verso privati (per le quali è ammessa la modalità semplificata), regimi particolari del settore edile. Su questi casi fatti guidare dal commercialista: un errore di inquadramento costa più di una consulenza.

Come funziona, in breve

1. Il gestionale o il programma crea un file XML nel formato FatturaPA.
2. Il file viene inviato al Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall'Agenzia delle Entrate.
3. Lo SDI controlla il file e lo consegna al destinatario, tramite codice destinatario o PEC.
4. Chi invia riceve una ricevuta di consegna oppure una notifica di scarto con il motivo.
5. La fattura e le ricevute vanno conservate a norma per 10 anni.

Non serve inviare il PDF al cliente: il documento originale è il file XML. Il PDF è solo una copia di cortesia, utile per chi non ha un gestionale.

I dati che non possono mancare

Prima di inviare, controlla che la fattura contenga:

• dati del cedente/prestatore: denominazione, partita IVA, regime fiscale, indirizzo;
• dati del cessionario/committente: denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo;
• codice destinatario a 7 caratteri oppure PEC;
• data e numero della fattura;
• descrizione delle prestazioni e dei beni, quantità e prezzi;
• aliquota IVA, imponibile, imposta e totale;
• modalità e termini di pagamento;
• eventuali riferimenti a DDT, ordini o preventivi;
• natura dell'operazione, se l'IVA non è applicata o è esente.

Per un lavoro in edilizia, i riferimenti al DDT e al preventivo non sono obbligatori, ma aiutano il cliente e te: se un importo viene contestato, il collegamento al documento originale chiarisce subito.

Cosa controllare prima di inviare

La maggior parte degli scarti nasce da errori banali, non da problemi fiscali. Fai questi controlli:

• Partita IVA e codice fiscale del cliente: verifica le cifre, non fidarti del copia-incolla;
• codice destinatario: sette caratteri, senza spazi;
• numero e data: progressivi coerenti, senza duplicati;
• aliquota e natura IVA: se applichi l'inversione contabile o un'esenzione, la natura deve essere corretta;
• importi: imponibile, IVA e totale devono tornare al centesimo;
• descrizione: abbastanza chiara da giustificare il corrispettivo;
• pagamento: modalità e scadenza coerenti con il preventivo.

Un controllo di trenta secondi evita una correzione che richiede giorni.

Se la fattura viene scartata

Lo scarto non significa che la fattura sia nulla: significa che lo SDI non l'ha accettata. La notifica indica il codice e la descrizione dell'errore. Correggi il dato, genera un nuovo file con lo stesso numero e invialo di nuovo.

La normativa prevede che la fattura corretta sia emessa entro 5 giorni dalla comunicazione di scarto. Non aspettare l'ultimo giorno: se lo scarto arriva di venerdì, il tempo utile si accorcia.

Attenzione a distinguere:

• scarto: il file non è stato accettato e va corretto;
• mancata consegna: il file è valido, ma il destinatario non è raggiungibile (PEC piena, codice errato);
• consegna: il documento è arrivato. Conserva la ricevuta.

Note di credito e correzioni

Se devi ridurre o annullare una fattura già inviata, non basta emetterne una nuova con importo diverso: serve una nota di credito che richiami il documento originale. Indica il numero e la data della fattura da rettificare e il motivo della correzione.

La nota di credito segue lo stesso percorso della fattura: XML, SDI, consegna e conservazione. Se la fattura originale non è mai stata consegnata, il discorso cambia: parlane con il commercialista prima di procedere.

Conservazione e ritrovamento

Fatture, note di credito e ricevute vanno conservate elettronicamente per 10 anni, secondo le regole della conservazione a norma. Non è sufficiente tenerle in una cartella del computer o in un archivio cloud qualsiasi: serve un sistema che garantisca integrità, autenticità e reperibilità nel tempo.

Molti intermediari e partner offrono la conservazione insieme all'invio. Se usi un gestionale, chiedi se la conservazione è inclusa o se resta a carico del tuo commercialista. È una delle voci che cambiano il costo reale.

Gli errori più frequenti negli studi tecnici

• Fatturare il materiale senza collegarlo al DDT, rendendo difficile dimostrare la consegna.
• Usare il codice destinatario di un'altra società dello stesso gruppo.
• Dimenticare il riferimento al preventivo e ricevere contestazioni sull'importo.
• Inviare un PDF al posto dell'XML e credere di aver assolto l'obbligo.
• Non conservare le ricevute di consegna e scarto.
• Correggere con una nuova fattura invece di una nota di credito.

Fattura elettronica in Volty

Nei piani Professional ed Enterprise, Volty prepara la fattura partendo da rapportini, DDT e preventivi già presenti nel gestionale, senza ricopiare voci e importi. L'invio allo SDI avviene tramite il tuo intermediario oppure tramite i partner supportati — invio manuale, Aruba, Fatture in Cloud — così puoi mantenere il flusso che già usi con il commercialista.

Per vedere come si collegano rapportino, DDT e fattura, prenota una demo.

Questo articolo è informativo e non sostituisce la consulenza del commercialista. Norme, codici e adempimenti possono cambiare: verifica sempre il testo vigente e le indicazioni del tuo consulente fiscale.